Det finns ett ögonblick i varje bevakning när arkivet blir viktigare än flödet. Någon frågar vad som har hänt med en viss fråga det senaste året, och du vet att du har sparat det. Frågan är bara om du hittar det. Det avgörs nästan helt av hur du har taggat.
Problemet med fria taggar
De flesta börjar med att tagga fritt: man skriver det ord som dyker upp i huvudet. Efter några månader har samma ämne fått flera namn. Hållbarhet, hållbar utveckling, miljö, klimat och ESG kanske betyder samma sak för dig, men en sökning på ett av dem hittar inte de andra.
Lägg till stavningsvarianter, singular och plural, svenska och engelska, och arkivet blir en samling små högar som ingen överblickar.
Vad ett kontrollerat ordförråd är
Ett kontrollerat ordförråd är en bestämd lista med termer som du använder, och bara dem. Bibliotek har arbetat så i över hundra år. I Sverige underhåller Kungliga biblioteket (öppnas i nytt fönster) till exempel Svenska ämnesord, som används för att beskriva innehållet i böcker och andra dokument.
Din bevakning behöver inget så stort. Ett ordförråd på tjugo till fyrtio termer räcker långt för de flesta.
Så bygger du ditt eget
Utgå från frågorna bevakningen ska besvara, inte från innehållet du råkar ha. Om bevakningen ska stödja beslut om marknad, regler och konkurrenter är det rimligt att ordförrådet speglar det.
Med tre lager kan du kombinera: alla rapporter om regler, eller alla pressmeddelanden från en viss konkurrent. Typlagret hjälper dessutom källkritiken, eftersom du direkt ser om något är organisationens egen text. Läs mer om varför det spelar roll i Pressmeddelande eller nyhet?.
Ett exempel: en remiss från en myndighet om nya regler för förpackningar kan taggas med ämnet regler, myndighetens namn som aktör och typen remiss. Ett halvår senare kan du söka fram alla remisser om regler och se hur frågan har utvecklats, oavsett vilka ord som stod i rubrikerna.
Skriv ned reglerna
Ett ordförråd fungerar bara om det används lika av alla. Skriv en kort lista som beskriver varje term med en mening, och ange vilka synonymer som ska taggas med termen i stället. Om ni är flera som taggar är det här avgörande.
- Använd singular: ”konkurrent”, inte ”konkurrenter”.
- Bestäm språk: svenska termer, även för engelska källor.
- Bestäm hur aktörer skrivs: fullständigt namn, utan bolagsform.
Underhåll, men sällan
Ordförrådet behöver ses över, men inte hela tiden. En gång per halvår räcker. Slå ihop termer som nästan aldrig används, och dela upp sådana som har blivit för breda. Ändra hellre lite och sällan än mycket och ofta, eftersom varje ändring gör äldre taggar mindre användbara.
Det låter byråkratiskt, men det är tvärtom. Ett litet fast ordförråd gör taggningen snabbare, eftersom du slipper fundera på vilket ord du ska välja. Och sajten du läser är byggd på samma princip: allt här är märkt med en av fyra ämneskoder. Hela flödet, från källa till arkiv, beskrivs i guiden Bygg ett eget nyhetsflöde.
